W pierwszej kolejności należy sobie odpowiedzieć na pytanie czym jest windykacja należności.
Windykacja jest procesem odzyskiwania niespłaconych należności (najczęściej są to należności pieniężne z tytułu niezapłaconych faktur VAT) za pomocą dostępnych metod i narzędzi, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz zasadami współżycia społecznego (określa to k.c.) i obyczajami.
Każdy, kto prowadzi działalność gospodarczą, ale i nie tylko, powinien mieć na uwadze rozważenie sposobu, jak będzie windykować swoich nierzetelnych klientów.
Proces windykacji, co do zasady, można podzielić na trzy etapy.
Pierwszy etap, to odzyskiwanie niespłaconych należności w drodze postępowania polubownego, na który składa się wysyłanie pism monitujących i dyscyplinujących dłużnika do zapłaty (wezwania do zapłaty) w których informujemy też dłużnika o konsekwencjach nieuregulowania należności w skład których wchodzi np. naliczenie odsetek, dopisanie dłużnika do rejestru dłużników skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego a następnie egzekucyjnego, negocjacje z dłużnikiem spłaty jego zadłużenia, podpisanie umowy regulującej spłatę zadłużenia (ugoda,uznanie długu),
Drugi etap, to postępowanie sądowe, tj. złożenie pozwu np. pozwu o zapłatę. Sąd, wydając wyrok lub nakaz zapłaty, orzeka, że dłużnik powinien zapłacić określoną kwotę zadłużenia.
Trzeci etap, to postępowanie egzekucyjne, które zazwyczaj rozpoczyna się po uzyskaniu tytułu wykonawczego.
Podkreślenia wymaga, iż egzekwowanie należności na etapie postępowania polubownego jest znacznie mniej kosztowne, a co za tym idzie bardziej korzystne dla wierzyciela jak i dłużnika,niż skierowanie postępowania na drogę postępowania sądowego, a następnie egzekucyjnego.
